Шаг 3. Настройка номеров, приветствия, расписания

Здесь отображены все ваши номера в МГТС и подключенные номера других операторов.

Каждый номер компании может быть многоканальным с возможностью гибкой настройки: расписание, голосовое приветствие, гибкое распределение звонков между сотрудниками. Вы видите графическую схему текущей логики приема звонка на номер. Чтобы отредактировать схему, кликните по номеру. Откроется настройка приема звонков.

Расписание работы номеров

Номер может работать круглосуточно или по расписанию. Мы рекомендуем установить «По расписанию», чтобы в нерабочее время ваши клиенты слышали информацию об этом и могли оставить вам голосовую почту. Чтобы установить время работы, кликните на «Настроить расписание для номера» и настройте его.

Обратите внимание: чтобы настроить ночную рабочую смену, выберите день, когда сотрудник выходит на работу, и укажите время начала и окончания смены. Например, если сотрудник работает с 20:00 25 октября по 8:00 26 октября, вам нужно для даты 25 октября настроить рабочее время таким образом: с 20:00 по 08:00. Если сотрудник работает до полуночи, укажите время окончания смены — 24:00.

Выберите логику приема звонка. Если вы выбрали «По расписанию», то появятся вкладки «Рабочее время» и «Нерабочее время», чтобы вы могли настроить разные логики в зависимости от времени.

Для каждого номера вы можете выбрать подходящий вариант приветствия: стандартное приветствие или загрузить собственный файл.

В рабочее время

Звонок может быть отправлен в отдел, на сотрудника или голосовое меню (IVR). В каждом варианте вы можете использовать:

  • либо стандартное голосовое приветствие;
  • либо загрузить собственный файл.

Рекомендуем отправлять звонок на отдел и распределять звонки всем сотрудникам сразу, чтобы ваши клиенты быстрее получали ответ. Голосовое меню лучше использовать в действительно необходимых случаях, т. к. обычно клиенты предпочитают быстрее получить ответ вашего сотрудника.

В нерабочее время

Настройте логику звонков в нерабочее время. Вы можете:

  • предложить клиенту оставить голосовое сообщение , которое придет вам на почту, будет отображено в «Истории» и вы сможете перезвонить клиенту (автоответчик);
  • просто сообщить о своей недоступности;
  • попробовать связаться с дежурным сотрудником;
  • оставить факс.

Чтобы не держать в уме, какой именно номер относится к тому или иному филиалу или отделу, рекомендуем дать названия номерам компании.

Перейдите в раздел «Настройки» – «Номера». Кликните на шестеренку рядом со схемой того номера, которому хотите дать уникальное название.

На странице с настройками номера введите уникальное название. Оно должно быть коротким (не более 60 символов) и информативным. Например, «Филиал в Москве» или «Отдел продаж». Внизу страницы не забудьте нажать на кнопку «Сохранить».

Теперь в интерфейсе ВАТС будут отображаться не номера, а те названия, которые вы им дали.

Название номера будет отображаться не только в настройках номеров, но и во всех разделах Виртуальной АТС, например в Истории, Статистике звонков и т. д.

Нажмите «Сохранить» внизу страницы.

Другие настройки

  • Если вам нужно добавить особый график работы (например, учесть производственный календарь) или дополнительные режимы (обеденный перерыв, дежурство сотрудника в нерабочие часы и т. п.), вы можете сделать это с помощью гибких настроек расписания.